Pilot brengt de expertise van drie organisaties in Rotterdam bij elkaar

Weblogbericht | 04-12-2021 | voor Jeugd & Gezin

‘Bij een crisis telt iedere minuut. En die crisis moet zo snel mogelijk worden opgelost. Omdat we allemaal onze eigen interne processen doorliepen, duurde dat tot voor kort toch langer dan wenselijk’, vertelt Aagje Smits, werkbegeleider Veilig Thuis.

‘Het leidde er ook toe dat er dubbele vragen werden gesteld aan gezinnen of zaken over werden gedaan. Het proces ging in volgordelijkheid, waardoor we vaak op elkaar moesten wachten. De Jeugdbescherming , Veilig Thuis en de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) wilden deze bureaucratie weghalen, door hun krachten te bundelen en zo snel te handelen met behoud van eigen professionaliteit.’

Evalueren op procesniveau

Iedereen binnen de keten voelde de urgentie. Zou dit nu niet efficiënter kunnen? En daarmee ook meer navolgbaar en prettiger voor de gezinnen in kwestie? In januari 2019 gingen daarom onder andere Smits, Femke Meijer (werkbegeleider Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond (JBRR)) en Madelon Ultee (projectleider bij de RvdK) bij elkaar zitten om een nieuw ketenproces te ontwikkelen.

Dat sloot mooi aan bij het verzoek dat later die zomer kwam. Vanuit de ministeries van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Justitie en Veiligheid (JenV) kwam, via het gedeelde programma Zorg voor de Jeugd, de vraag of Rotterdam mee wilde doen met een pilot om de jeugdbeschermingsketen te verbeteren. Het leidde tot het project Samen in Crisis, dat loopt tot 1 oktober 2020.

Crisismeter en één intakeformulier

Eerst werden alle interne processen van Veilig Thuis, JBBR en de RvdK in kaart gebracht. Steeds met dezelfde blik:

• Hoe kunnen we hier een efficiënte verbetering in doorvoeren?
• Hoe kunnen we elkaars expertise optimaal benutten?
• Welke instrumenten zijn daarvoor nodig?

Ultee: ‘We zijn gestart met één overdraagbaar intakeformulier waarmee alle drie de partijen werken. Ook hebben we erop gelet dat we dezelfde taal spreken en focus hebben.’ Daarnaast werd een crisismeter ontwikkeld. ‘Aan de hand van een stoplicht model – rood is ernstig – delen we de crisissen nu ook met elkaar vanuit de inhoud.’

Drie organisaties die hun expertise samenbrengen

Naast de inzet van deze praktische tools en het afstemmen van taal en doelstellingen, ging het hele proces op de schop. De drie organisaties stemmen direct bij binnenkomst van een melding af welke expertise nodig is om de crisis te bezweren. Elke melding die bij binnenkomst op rood wordt ingedeeld, wordt direct doorgezet naar het Samen in Crisis overleg.

Smits: ‘Een groot voordeel is dat alle expertises gelijk bij elkaar zitten, waardoor we direct onze kennis met elkaar kunnen delen om zo goed mogelijk een inschatting te kunnen maken bij zaken met ernstige veiligheidsrisico’s, zoals letsel, mishandeling en seksueel misbruik.’

Wachten op elkaar is verleden tijd

Vervolgens wordt direct overleg ingepland. En zitten de drie organisaties bij elkaar aan tafel, inclusief een vertrouwensarts (en indien nodig een jurist).

Meijer: ‘We stemmen af, maken een actieplan en een taakverdeling, waaronder wie met de ouders en het kind gaat praten. JBBR is bijvoorbeeld goed in het maken van een veiligheidsinschatting en het maken van veiligheidsafspraken. Veilig Thuis heeft veel kennis over huiselijk geweld en kindermishandeling en bijzondere vormen van geweld. De RvdK zit er vanuit haar adviesrol en wanneer er gronden zijn voor een verzoek aan de rechter. Expertises die we in vrijwel elke zaak nodig hebben. Ook andere expertises kunnen worden aangehaakt, afhankelijk van de casus. Denk aan kennis over eergerelateerd geweld, seksueel geweld en schuldhulpverlening.’

Gesprekken met de betrokkenen kunnen na het afstemmen door de jeugdbeschermingsketen gelijk worden opgepakt. Wachten op elkaar behoort tot de verleden tijd.

Dilemma’s

Het heeft organisatorisch ook behoorlijk wat voeten in de aarde om samen te komen voor een gezamenlijk overleg, er zijn veel deelnemers’, constateert Meijer. ‘Dat betekent dat een MDO lang kan duren. Dat zie ik ook als een leerpunt: hoe kunnen we zo’n bijeenkomst effectiever inrichten?’

Volgens Ultee is de volgende stap dat nog specifieker gekeken wordt hoeveel mensen moeten aansluiten en welke expertise op welk moment nodig is. ‘Die verfijningsslag moeten we nog maken, daar is nog veel winst te behalen. Nu is het soms nog wel zoeken naar iemands taak en rol in de samenwerking. Wat doe je als er veel overlap is in kennis en expertise? Wanneer stapt een organisatie uit de casus? En is dan helder wat de vervolgstappen zijn? Het is een mooi proces om daarin van elkaar te leren, als organisaties.’

Voordelen

‘We leren sowieso veel van dit proces. Naast de tijdwinst die geboekt wordt, is een bijkomend voordeel dat je efficiënter omgaat met capaciteit’, zegt Ultee. Dat is belangrijk in deze Rotterdamse regio. Vanuit landelijke cijfers wordt gezien dat er veel meldingen zijn van spoedzaken en verzoeken tot spoedmaatregelen.

Een ander belangrijk voordeel is volgens Meijer dat door deze aanpak ook de organisaties dichter bij elkaar worden gebracht. ‘Als medewerker heb je een bepaalde emotie bij zo’n zaak. Dat maakt het makkelijker om over te brengen wat speelt. Dat ervaar ik ook echt als heel prettig.’

De RvdK blijft op grond van de pedagogische én juridische kennis een onafhankelijke weging maken of er een kinderbeschermingsmaatregel noodzakelijk is. Als dat niet het geval is, zijn er mogelijkheden om vrijwillige hulpverlening voort te zetten. De organisaties zitten dichter bij elkaar, maar behouden wel hun eigen rol.