Data en Monitoring

1. Een blijvende informatiebehoefte

De ambitie is duidelijk: we willen data en monitoring inzetten om het functioneren van het jeugdstelsel te verbeteren. Om deze beweging betrouwbaar inzichtelijk te krijgen, is het nodig dat datakwaliteit en datagovernance overal in de leren en verbeteren cyclus geïntegreerd worden. Met andere woorden: een betere organisatie rondom data, vanuit het besef hoe belangrijk de betrouwbaarheid van die data is.

Er is behoefte aan veel informatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau en in elke verantwoordelijke laag. Het verbeteren van jeugdzorg vraagt om inzicht: wat is de situatie nu? Hoe krijg ik de juiste informatie om mijn aanpak op te baseren? Data heeft pas waarde als deze betrouwbaar is. De data uit het berichtenverkeer kent binnenkort naast landelijke gebruikers zoals NzA en CBS ook regionale gebruikers zoals gemeenten en zorgaanbieders. Deze partijen zijn gebaat bij een hoge mate van betrouwbaarheid. 

Wachttijd: issue op alle niveaus

Wachttijd speelt op alle niveaus een rol; van de Tweede Kamer die wil weten hoe het staat met ‘de wachttijden’ tot het gezin, kind of jongere die wacht op de eerstvolgende stap in de hulp. Als professional heb je afhankelijk van je plek in de keten of bestuurslaag, specifieke informatiebehoefte. Operationeel wil je weten welke zorg je kunt bieden. Een verwijzer wil weten bij welke aanbieder de jeugdige snel terecht kan. Een contractmanager wil inzicht over wachttijd in bijvoorbeeld een productgroep en daarop sturen bij inkoop en werkafspraken met jeugdzorgaanbieders.

2. Het verbeteren van datakwaliteit

Berichtenverkeer tussen zorgaanbieders en gemeenten is de belangrijkste bron voor informatie over jeugdigen, producten, (doorloop)tijden, financiën en wachttijd. Daarom kijkt men landelijk en in steeds meer regio’s en gemeenten naar de datakwaliteit van berichten en de ontsluiting van alle berichten samen, via het Bureau InformatieDiensten (BIDN). In de praktijk blijkt dat de kwaliteit van deze data lang niet altijd goed is door het gemis van uniformiteit in gebruik van berichten en invullen van velden niet goed is. Onbetrouwbare data kunnen leiden tot ongegronde beleidskeuzes en slecht zicht op welke producten en/of aanbieders grote wachttijd hebben. Ook groeien administratieve lasten en problemen tussen administraties van gemeenten en zorgorganisaties, waarbij kleine omissies in één enkel bericht, de ontvanger soms ruim een half uur operationele tijd kost om op te lossen.

Werken aan oplossingen

Verbeteren van de datakwaliteit is niet eenvoudig, ook niet op het onderwerp wachttijden. Probleempunt bij wachttijden is de diversiteit in definities van wachttijd, gekoppeld aan communicatieve ruis in de keten. Uit een haalbaarheidsstudie blijkt dat het in het huidige decentrale jeugdstelsel niet mogelijk is om te beschikken over hanteerbare landelijke wachttijdinformatie. Wat wel kan is focussen op definities van wachttijd binnen een jeugdzorgregio. In alle jeugdzorgregio’s leven vragen in zorgadministraties en gemeentelijke backoffices, vooral over verantwoordelijkheden en duidelijkheid en interpretaties van afspraken. Met hulp van Aanpak Wachttijden zijn regio’s Zuid Kennemerland IJmond, Gooi en Vechtreek en Rivierenland actief met zorgadministraties en backoffices van gemeenten aan de slag gegaan om bericht voor bericht met elkaar te bespreken, processen en afspraken te uniformeren en hier met elkaar op te sturen.

Wil je de haalbaarheidsstudige van Aanpak Wachttijden over landelijke wachttijdinformatie bekijken? Ga naar de haalbaarheidsstudie

Met hulp van landelijke standaardisering en afspraken over het berichtenverkeer kunnen jeugdzorgregio’s hun voordeel doen. Landelijk ontstaan helpende initiatieven zoals het standaardiseren van producten, processen en afspraken en rondom monitoren en leren veranderen. Dit vindt plaats aan de kant van het ministerie van VWS, VNG en het Ketenbureau. Deze standaarden zijn echter op dit moment nog niet beschikbaar, dus de jeugdzorgregio zal nu al aan de slag moeten om de huidige uitdagingen op te pakken.

Video: definities wachttijden in een regio

Hoe ontstaan onbetrouwbare data over wachttijden en wat is eraan te doen? Bekijk de video met een beknopte uitleg.

Inzicht door dashboards

Vanuit de behoefte om bekende en onbekende datakwaliteitissues inzichtelijk te krijgen in een instrument dat in meerdere rollen nuttig is, heeft Aanpak Wachttijden naast een dashboard wachttijden ook een dashboard datakwaliteit ontwikkeld. Dit dashboard kan goed gebruikt worden in de strategische samenwerking in de regio en biedt handelingsperspectief om te weten waar je vanaf morgen al actie kan ondernemen.

Ontdekken en inleven: ieders rol in datakwaliteit

In de regio raakt het verbeteren van de datakwaliteit tal van disciplines en functies: onder meer de contractmanager, de backoffice manager, de controller, de manager sociaal domein of een wethouder, de inkoopfunctionaris en de data-analist. Aanpak Wachttijden beveelt deze professionals aan om elkaars rol goed te leren kennen. Een verbindende introductie kan door middel van Data, a Piece of Cake. Dit spel volgt de analogie van het samen produceren van een taart en geeft door deze analogie inzicht in de eigen rol en die van de anderen bij het verbeteren van datakwaliteit in het jeugddomein.

• Speluitleg
• Rollen handout
• Rollenkaarten
• Taartpunten
• Uitdagingskaarten
• Fiches

Bekijk en/of download alle onderdelen

Data, a Piece of Cake: ook doen?

Het kan voor jou als data analist, backoffice-professional of contractmanager lastig zijn om het thema ‘datakwaliteit’ op een goede manier te bespreken. Het spel Data, a Piece of Cake helpt je daarbij. Kijk in deze korte video hoe je dat speelt. Zo kun je bepalen of dit voor jou nu een nuttig instrument is in je eigen context of gezamenlijk ontwikkelproces.

3. De sleutel: samen gestructureerd werken

In de Hervormingagenda Jeugd lees je over ‘robuuste jeudgzorgregio's’. Een randvoorwaarde voor een robuuste jeugdzorgregio is een goede volwassen informatievoorziening. Maar hoe organiseer je dit? Hoe ontwar je de kluwen op regionale schaal? Hoe krijg je helder wat je te doen hebt en wat hierbij een goed werkende taakverdeling is?

Dé sleutel in de ogen van Aanpak Wachttijden is een visie op informatievoorziening, die je op een gestructeerde manier samen maakt binnen elke jeugdzorgregio. Deze stel je formeel vast en op basis hiervan maak je een uitvoeringsprogramma, met veel ruimte voor continu leren.
De partijen in een jeugdzorgregio werken in hun visie op informatievoorziening samen in elk geval de volgende onderdelen uit:

• De informatiebehoefte binnen de jeugdzorgketen om ieders doelen te monitoren en effecten van pilots en experimenten te meten
• De manier van werken aan datakwaliteit en uniformeren van werkafspraken
• De informatie-infrastructuur die nodig is bij een bepaalde ambitie
• Samenwerkingen en eigenaarschap rondom data en de borging van datamanagement, verankerd in een datagovernance-structuur
• De kennis, kunde en capaciteit die overal in de keten nodig is om goed met data en informatie te kunnen werken.

Aanpak Wachttijden beveelt aan om deze visie op informatievoorziening in elke jeugdzorgregio op te nemen in de al verplichte brede regiovisie en deze te koppelen aan beleidsthema’s. Op deze manier wordt de organisatie van datagedreven werken en sturen op jeugdzorg een blijvend, fundamenteel onderdeel van samenwerking in elke jeugdzorgregio in Nederland.

Aan de slag met data en monitoring?

Aanpak Wachttijden stopt per 31 december 2025. Heb je een vraag vanuit je regio? Dan kan je deze stellen aan het programma Geïntegreerd Ondersteuningsaanbod Hervormingsagenda via GO@vng.nl. Wil je verkennen wat deze manier van werken kan betekenen voor jouw vraagstuk? Neem dan contact op om samen te onderzoeken wat een passende volgende stap is.

Veel gestelde vragen

Hieronder zie je een overzicht van veel gestelde vragen. Zit jouw vraag er niet bij? Neem dan contact op met het team Aanpak Wachttijden via: wachttijden@vng.nl